DE LUNES A LUNES
Ricardo Gandolfo Cortés
Un arbitraje institucional se diferencia de uno
ad hoc porque pone al servicio del proceso una organización especializada de la
que habitualmente carece quien administra un litigio en esta vía pero en forma
independiente.
Esa organización, sin embargo, debe marcar la
diferencia desde un principio y hacerse notar a lo largo de todo el arbitraje.
¿Cómo?
Una vez recibido el encargo, el secretario
designado debe comunicarse con los árbitros para fijar la fecha y la hora para
la audiencia de instalación, si es que el proceso requiere de ese trámite. Pero
no puede esperar que los árbitros se pongan de acuerdo. Tiene que ofrecerles
diversas opciones y estar detrás de ellos para no perder tiempo. En la primera
oportunidad que tenga, además, debe hacerles llegar a los miembros del
tribunal un primer borrador del acta de
instalación y no debe descansar hasta tener un texto aprobado por todos.
El centro debería enviar ese primer borrador a
las partes, con la debida anticipación, para que lo revisen y hagan ellas
también sus observaciones y pedidos. Es una pésima costumbre mostrarles el
texto tentativo del acta solo cuando llegan a la audiencia de instalación. Se
pierde tiempo valioso en estas diligencias preliminares. Ni qué decir cuándo
son los propios árbitros los que recién examinan el borrador en ese momento.
Eso es imperdonable.
A continuación, el secretario debe perseguir a
los miembros del tribunal para que emitan sus recibos de honorarios
profesionales y del mismo modo debe corretear a las partes para que los paguen.
Hace mal esperando que estas actividades se produzcan por ciencia infusa. Si es
necesario debe encargar a personal de su propio despacho para que vayan a recoger
documentos, recibos o informes. No puede estar esperando que quienes deben
remitirlos, lo hagan.
Si se comunica con el demandante para informarle
los días que faltan para que venza el plazo que tiene para presentar su
demanda, hace muy bien. Si luego, hace lo propio con el demandado, demuestra
que impulsa correctamente el proceso.
De otro lado, debe revisar minuciosamente las
pruebas documentales que ofrecen las partes y advertir a los árbitros sobre
cualquier anomalía. Si se ofrecen peritajes debe determinar claramente la
mecánica de la prueba. Hay pericias de parte, que una de ellas simplemente
ofrece y más adelante presenta, o que presenta con el mismo escrito en que las
ofrece. Hay otras en las que la parte que la ofrece le pide al tribunal que
designe al perito que la practicará. También hay las que los árbitros ordenan
por propia iniciativa, es decir, las pericias de oficio. En cualquiera de esas
hipótesis, el centro debe conducirse proactivamente.
El secretario no puede esperar que las
diligencias se generen automáticamente, tiene que provocarlas personalmente.
Por ejemplo, si se dispone una pericia, debe facilitarle al tribunal los medios
necesarios para que no pierdan tiempo en la elección del perito. Una vez
designado, debe preocuparse de que se le haga llegar los alcances del servicio
y que responda enviando su presupuesto a la brevedad posible, tratando de que
los árbitros lo aprueben cuanto antes.
Si se van a realizar inspecciones es importante
que el secretario tenga todo organizado: el viaje, el alojamiento, la
alimentación así como los detalles propios de la prueba misma. No puede dejar
nada librado al azar. Todo debe estar previsto.
El secreto de un buen arbitraje está en la
rapidez y eficiencia con la que se lo administra. El buen secretario tiene
incluso proyectos de resolución pre aprobados listos para ser lanzados según
los requerimientos del proceso. Si las partes tienen que hacer determinados
pagos, una lo hace y está corriendo el plazo para que lo haga la otra: el
secretario debe tener en cartera la resolución que emitirá el tribunal en el
caso de que venza el plazo sin que cumpla su obligación la parte a la que se
está esperando, facultando a la otra a asumirla en su lugar o prorrogando el
plazo para que pague en el caso de que así lo solicite. No puede esperar que se
cumplan los plazos y recién entonces preparar una resolución para someterla a
consideración de los árbitros. Tiene que tener dos o tres opciones para que,
según lo que decida el tribunal, lance de inmediato una de ellas.
Antes de que el tribunal decida en qué sentido
emitirá su laudo, el secretario tendrá un resumen ejecutivo del proceso que
debe haber estado elaborando a lo largo de todo el arbitraje y que servirá para
que no se les escape nada a los árbitros. Los asistirá en todo lo que sea
necesario y notificará las resoluciones con la celeridad debida.
A grandes brochazos eso es lo que marca la
diferencia y lo que se pone en evidencia cuando se está al lado de una
organización amplia y plural que le da soporte, dinámica y solución de
continuidad al proceso. Si no se advierte nada de esto, no hay distinción
posible y da lo mismo si el arbitraje es institucional o no.
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