El jueves 4 de febrero el diario oficial El
Peruano dio cuenta de los aportes que había recibido el Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado de los representantes de dieciséis centros de
arbitraje de todo el país sobre el proyecto de Directiva que ha elaborado para
los efectos de la acreditación de estas instituciones según lo dispuesto en la
Ley 30225 y en su Reglamento que han entrado en vigencia el 9 de enero de este
año.
El artículo 45.5 de la Ley de Contrataciones
del Estado así como establece que la conciliación se realiza ante un centro
acreditado ante el ministerio de Justicia y Derechos Humanos también estipula
que el arbitraje institucional se realiza ante un centro acreditado no ante
ningún ministerio sino ante el propio OSCE, conforme a la directiva que se
apruebe para tal efecto.
El artículo 204 del Reglamento, aprobado
mediante Decreto Supremo 350-2015-EF, a su turno, refiere que el Organismo
Supervisor de las Contrataciones del Estado publica un listado de las
instituciones arbitrales acreditadas en la materia de su competencia y delega
en la respectiva directiva la fijación de los requisitos y procedimientos para
obtener y mantener esa acreditación “entre los cuales se considera la
experiencia en la administración de arbitrajes o el respaldo de una institución
académica universitaria, cámara de comercio o colegio profesional, la existencia
de un plantel de profesionales que le brinde soporte y la infraestructura
mínima indispensable […]”, reservándole al OSCE las facultades necesarias “para
efectuar las acciones de supervisión y monitoreo.”
Obviamente estas instituciones arbitrales
acreditadas deberán tener un Reglamento de Arbitraje, un Código de Ética, una
tabla de honorarios y gastos arbitrales, una nómina de árbitros, un portal web
institucional, entre otros aspectos que la directiva se encargará de regular.
El proyecto de Directiva recoge la parte
medular del encargo y en esa línea divide a las instituciones arbitrales que
pueden acreditarse entre aquellas con experiencia de aquellas que se encuentren
respaldadas por una institución académica, cámara de comercio o colegio
profesional. Las primeras deben contar con una experiencia mínima de cuatro
años en la organización y administración de un mínimo de diez procesos
arbitrales en ese lapso, contado desde su constitución hasta la fecha de
presentación de su correspondiente solicitud. Las segundas deberán probar
documentalmente que son parte de la institución académica universitaria, cámara
de comercio o colegio profesional. Ambas, por lo demás, deben cumplir con otros
requisitos adicionales.
En cuanto a su organización todas las
instituciones para acreditarse deben tener un director o quien haga sus veces,
un secretario general, secretarios arbitrales, una secretaría administrativa y
una nómina de árbitros. En cuestión de logística, deben tener un sistema de
trámite documentario, otro de registro y seguimiento de procesos, un sistema de
archivo, una metodología de asignación de expedientes y un sistema de
notificaciones. En lo que respecta a su infraestructura, deben disponer de una
sala de audiencias, una oficina para la secretaría general y otra para los
secretarios, instalaciones para la atención al público, un ambiente para el
archivo de documentos, medios probatorios y actuaciones así como una página web
y un correo electrónico institucional.
En lo que toca a su reglamentación interna
deben tener estatutos, un reglamento de organización y funciones, un reglamento
arbitral y un código de ética que es opcional pues en su ausencia le será
aplicable el aprobado por el OSCE. Igualmente deben tener lineamientos o
procedimientos para la incorporación de árbitros a su nómina y para la
designación de árbitros en materia de contrataciones del Estado, un tarifario
de gastos arbitrales que comprenda honorarios profesionales del árbitro o del
tribunal arbitral y gastos administrativos así como los criterios para su
determinación y aplicación.
Los requisitos pueden parecer mínimos pero
para algunos centros que funcionan en provincias pueden constituir serios
impedimentos para acceder a la acreditación. El sistema de trámite
documentario, estructurado sobre la base de un mecanismo informático que se
inicia en mesa de partes y que garantice el registro inalterable de la
recepción y seguimiento de toda la documentación es algo que no existe por de
pronto en ningún centro o en un número muy reducido de ellos al punto que se
pueden contar con los dedos de una mano. Algo similar se puede decir del
sistema de registro y seguimiento de procesos que permita llevar un control
efectivo de su tramitación y que permita brindar información precisa sobre su
estado. Está muy bien que se exijan ciertos controles básicos pero quizás
todavía no es el momento de obligar a que todo ello sea mecanizado, en red o
instrumentalizado a través de las más modernas tecnologías de la información
que no están disponibles en todo el país.
Los requerimientos de instalaciones y
oficinas con especificaciones de áreas mínimas puede constituirse igualmente en
una barrera de acceso a la acreditación principalmente para esos centros que
operan en las cámaras de comercio del interior y que cuentan con espacios muy
reducidos para todas sus actividades y que eventualmente alquilan salas más
amplias cuando lo necesitan.
Es de destacar, sin embargo, el esfuerzo del
proyecto por evitar que se desate una ola de instituciones arbitrales que se constituyan
o se recreen exclusivamente con el objeto de alcanzar la acreditación sin
advertir que el propósito de la Ley es dotar a los procesos de mayores
garantías respecto de la situación actual y no, por cierto, mantener la
situación actual y convertir a absolutamente todos los operadores en centros
acreditados.
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