Las omisiones del expediente técnico

Según la Opinión 014-2015/DTN, emitida a propósito de una consulta formulada por la Directora Ejecutiva del Hospital Hermilio Valdizán, se puede considerar como una deficiencia del expediente técnico que éste omita alguna información que se estima relevante. Sin embargo, sólo cuando esa información no aparece en ninguno de los documentos que conforman el expediente técnico, recién en ese caso se podría generar una prestación adicional de obra. La deficiencia puede ser un vicio oculto si impide la utilización del expediente técnico y si se advierte después de culminada su elaboración y, obviamente, si no pudo haber sido detectada a simple vista o empleando la diligencia ordinaria en el momento de la recepción del servicio.

El documento empieza por señalar que de conformidad con el punto 24 del Anexo Único de Definiciones del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, el expediente técnico es un conjunto de documentos que comprende “memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinación del presupuesto de obra, Valor Referencial, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.”

Las especificaciones técnicas, a su turno, de conformidad con el punto 21 del mismo Anexo, son las “descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar.” El metrado, por su parte, de conformidad con el punto 31, “es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar”, en tanto que el calendario de avance de obra valorizado, de conformidad con el punto 5, es “el documento en el que consta la programación valorizada de la ejecución de obra, por periodos determinados en las Bases o en el contrato.”

De conformidad con lo dispuesto en la Opinión 051-2011/DTN, los documentos que integran el expediente técnico se deben interpretar en su conjunto, por lo que cualquier omisión en alguno de ellos debe subsanarse con la información contenida en los otros. En otras palabras, deben interpretarse unos en función de otros.

En el caso de obras, el primer párrafo del artículo 41.2 de la LCE faculta a la entidad a ordenar la ejecución de prestaciones adicionales de obra hasta por el 15 por ciento del monto del contrato original, restándole los presupuestos deductivos vinculados. El segundo párrafo del referido numeral establece que si resulta indispensable la ejecución de prestaciones adicionales de obra por deficiencias del expediente técnico o por situaciones imprevisibles posteriores a la suscripción del contrato, mayores al señalado porcentaje y siempre que su monto no supere el 50 por ciento del monto del contrato original, se requerirá antes de su ejecución y pago de la autorización de la Contraloría General de la República.

Esas deficiencias, según la Dirección Técnico Normativa, son defectos, imperfecciones o carencias de alguna cualidad que le es propia. Puede presentarse, por tanto, una deficiencia en el expediente técnico cuando “los documentos que lo componen no cumplen con definir adecuadamente las características, alcance y la forma de ejecución de la obra, así como tampoco describen adecuadamente las condiciones del terreno. En otras palabras, se puede identificar una deficiencia en un expediente técnico cuando no presente información suficiente, coherente o técnicamente correcta para determinar el alcance de las prestaciones que se deben ejecutar.”

La Opinión añade que si bien la omisión de información en alguno de los documentos que forman parte del expediente técnico pero detallada en otro, se podría considerar como una deficiencia, ello no podría originar una prestación adicional de obra pues, como lo indica su propia definición, según el punto 40 del Anexo de Definiciones, una prestación adicional de obra es aquella no considerada en el expediente técnico y eso supone que no está incluida en ninguno de los documentos que lo componen.

De otro lado, el primer párrafo del artículo 50 de la LCE responsabiliza al contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes o servicios ofertados por un plazo no menor de un año. La noción de vicio oculto, según Max Arias Schreiber, "(…) está ligada a la existencia de deterioros, anomalías y defectos no suceptibles de ser apreciados a simple vista y que de alguna manera afectan el derecho del adquiriente a su adecuada utilización."

Sin perjuicio de lo expuesto, los contratistas pueden presentar consultas y observaciones sobre la información contenida en el expediente técnico durante el proceso de selección así como durante la ejecución del contrato, en este caso para que las absuelva el proyectista o la propia entidad, según lo dispuesto en el artículo 196 del Reglamento de la LCE, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF y modificado por el Decreto Supremo 138-2012-EF.