Errores y omisiones subsanables en la presentación de propuestas

DE LUNES A LUNES

A través de la Opinión 071-2013/DTN el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado ha absuelto una consulta formulada en relación a la subsanación de las propuestas en el régimen vigente hasta el 19 de setiembre del año pasado. Refiere que el primer párrafo del artículo 68 del Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, establecía, hasta antes de la modificación dispuesta mediante Decreto Supremo 138-2012-EF, que si se detectan “defectos de forma, tales como errores u omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica” el comité le otorga al respectivo postor uno o dos días, “desde el día siguiente de la notificación de los mismos” para que los subsane, en cuyo caso su oferta sigue vigente a condición de la efectiva enmienda dentro del plazo previsto. No se le otorgaba ningún plazo obviamente si el defecto podía corregirse en el mismo acto de presentación de propuestas.

El Anexo de Definiciones estipula que por “error subsanable” debe entenderse “aquél que incide sobre aspectos accidentales, accesorios o formales, siendo susceptible de rectificarse a partir de su constatación, dentro del plazo que otorgue el Comité Especial.” No existe ninguna definición –agregamos nosotros– sobre “omisión subsanable”, sin embargo, puede entenderse que es aquella falta de la que adolece algún documento presentado. La norma dice “… omisiones subsanables en los documentos presentados…”, de manera que no es que falte algún documento sino que le falta algún requisito a un documento que forma parte de la propuesta. Eso se podía subsanar. Nada más, en salvaguarda de la intangibilidad de la propuesta pues, de lo contrario, como reconoce el OSCE, se habría podido incluir, después de la entrega de las ofertas, documentos distintos a los originalmente presentados, modificándose el alcance de la propuesta y vulnerándose los principios de moralidad y transparencia.

Una segunda consulta, más puntual, inquiere precisamente sobre la posibilidad de incorporar nuevos documentos después de la presentación de las propuestas, siempre en el marco del régimen vigente hasta antes de la modificación del Reglamento dispuesta mediante Decreto Supremo 138-2012-EF. El OSCE al contestar reitera que hasta el 19 de setiembre del 2012, el artículo 68 del Reglamento solo permitía subsanar los defectos de forma de la propuesta técnica siempre que ello no modificara su alcance. No permitía incluir nuevos documentos. En resguardo de esa posición trae a colación el Acuerdo de Sala Plena 016/010 del Tribunal de Contrataciones del Estado que determinó categóricamente, a propósito del plazo para subsanar errores u omisiones, que “no corresponde otorgar dicho plazo cuando el postor haya omitido la presentación de algún documento en la propuesta técnica.”

Una tercera inquietud pregunta si era posible, en el marco del régimen vigente hasta el 19 de setiembre del 2012, reemplazar un documento de presentación obligatoria en circunstancias en que el original “es cancelado por autoridad administrativa, perdiendo existencia y vigencia”. La Dirección Técnico Normativa reitera que las consultas deben ser genéricas y estar referidas al sentido y alcance de la normativa no estando el OSCE facultado para pronunciarse sobre los efectos o consecuencias jurídicas de la “cancelación” de un documento emitido por una autoridad administrativa. Sin perjuicio de eso, reitera que una vez presentada la propuesta técnica no era posible incorporar ningún otro documento pues ello modificaba su alcance.

Lo que no dice el OSCE porque no se le interroga por eso, es si en la actualidad es posible agregar nuevos documentos a la propuesta técnica. La comparación, sin embargo, es inevitable. El Decreto Supremo 138-2012-EF modificó este artículo 68 del Reglamento añadiendo un extenso párrafo en cuya virtud en el caso de que algún postor haya omitido la presentación de uno o más documentos que acrediten el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos, el comité podrá otorgar un plazo de uno o dos días para que subsane la omisión siempre que se trate de documentos emitidos por una autoridad pública nacional o por un privado en ejercicio de la función pública. Esos documentos pueden ser autorizaciones, permisos, títulos, constancias y/o certificados que acrediten estar inscrito o integrar un registro, y otros de naturaleza análoga, que deben haber sido obtenidos con anterioridad a la fecha establecida para la presentación de propuestas. El agregado del artículo 68, como es fácil advertir, parece ser un texto destinado a atender el último extremo de la consulta formulada.

A continuación se precisa que el plazo se computa desde el día siguiente de efectuado el requerimiento cuando la presentación de propuestas se realiza en acto público y desde el día siguiente de la notificación por el sistema electrónico cuando la presentación de propuestas se realiza en acto privado. En ambos supuestos, la propuesta continúa vigente para todo efecto a condición de la efectiva enmienda del error o de la omisión dentro del plazo previsto.

Como no podía ser de otro modo, la presentación de los documentos a ser subsanados se realiza a través de la Unidad de Trámite Documentario a efectos de dejar constancia del cumplimiento del plazo. Si vencido éste no se cumple con subsanar, el comité tendrá por no admitida la propuesta.

Queda claro, por consiguiente, que el cambio consiste en abrir, a partir del 20 de setiembre del año pasado, un pequeño espacio para que se puedan presentar, con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas, determinados documentos que deben haber sido expedidos con anterioridad y que sólo pueden ser o documentos públicos o privados, pero en este último caso que revelen el ejercicio de una función pública.

La propuesta económica no se ha tocado. No cabe subsanación alguna por omisiones o errores en ella, salvo defectos de foliación y de rúbrica, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 5 del artículo 71, que, al regular la etapa de evaluación de propuestas, preceptúa que en el caso de procesos de selección convocados para el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el comité deberá verificar las operaciones aritméticas de la propuesta que obtuvo el mayor puntaje total y de existir alguna incorrección deberá corregirla a fin de consignar el monto correcto y asignarle el lugar que le corresponde. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.