Los gastos generales son los costos indirectos

 Gastos generales, según la definición recogida por el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, “son aquellos costos indirectos que el contratista efectúa para la ejecución de la prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servicio.” Se dividen en gastos generales fijos y gastos generales variables. Los gastos generales fijos, según la misma fuente, “son aquellos que no están relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista”, en tanto que los gastos generales variables “son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de ejecución de la prestación a cargo del contratista.”

De este conjunto de definiciones lo que salta a la vista es la referencia a una de las prestaciones que regula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento que son tres: bienes, servicios y obras a juzgar por lo señalado en el artículo 1 de la Ley 30225. Según lo indicado, los gastos generales variables están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de una obra –no de un servicio o del suministro de un bien– y por eso mismo, por estar directamente relacionados con su plazo, pueden incurrirse en cualquier momento. La gasolina y el petróleo que consume la maquinaria puesta al servicio de una construcción no es un gasto fijo porque varía en función del uso que de ella se haga. Fijo puede ser el alquiler de esa misma maquinaria establecido en un monto mensual que se debe pagar independientemente de si se utiliza o no, si se utiliza un mes más que en otro. Siempre se le paga al propietario el monto mensual pactado. Mientras dure el arrendamiento.

Esos conceptos, sin embargo, no guardan relación con la definición central de gastos generales que alude específicamente a costos indirectos que se vinculan más propiamente con los gastos generales fijos, en tanto no están relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación. No podrían vincularse con los gastos generales variables porque éstos están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación. Si están directamente relacionados, son costos directos. Si no están relacionados, son costos indirectos. Los costos indirectos son los gastos generales. Los costos directos son los que permiten ejecutar la prestación.

Un presupuesto comprende costos directos, costos indirectos y utilidad, al margen de impuestos, seguros y otras cargas. Pero básicamente costos y utilidad. Costos, directos e indirectos. Los indirectos son los denominados gastos generales. Como queda dicho, pueden ser fijos o variables. Los fijos son los gastos generales tal como se conocen. Los gastos generales variables pueden ser parte de los mismos costos directos porque resultan indispensables para ejecutar la prestación. Pero esa es una discusión que escapa los alcances de esta nota.

Si los gastos generales son aquellos costos indirectos que se derivan de la propia actividad del contratista y que, aunque la definición no lo diga, lo mantienen en el mercado, está claro que pertenecen a este rubro una serie de conceptos que van más allá del consumo de gasolina o de petróleo de una máquina. Actividades preparatorias como la elaboración de propuestas y la entrega de ofertas, la negociación de contratos, la gestión de fianzas, hasta cuestiones propias del quehacer cotidiano como las vacaciones y licencias del personal asignado a una determinada prestación y las remuneraciones de quienes los sustituyen, los tiempos de tránsito de profesionales de planilla de un proyecto a otro, el asesoramiento legal, el apoyo contable y de recursos humanos, los alquileres y el mantenimiento de oficinas, biblioteca y capacitación, la asistencia a seminarios y congresos, las dietas de directores y los salarios de la gerencia y del personal de administración, entre otros, son costos indirectos que hay que cuantificar y que no se pueden obviarse.

Si esos costos no se consideran más temprano que tarde el proveedor termina desapareciendo porque se come sus activos y no cobra sus gastos generales. Siempre comento el caso de la bodeguera que prepara y vende arroz con leche. Su costo directo, de producción puede ser el equivalente a un sol. Es lo que gasta en los ingredientes. Su costo indirecto, que la mantiene en el giro es otro sol. Es lo que gasta en luz, agua, alquiler del local, celular y otros colaterales. Si solo cobrase un sol y su utilidad que es su remuneración, estaría perdida, porque al cabo de un tiempo tendría que cerrar habida cuenta que ya no tendría dinero para pagar la luz, el agua y el alquiler del local.

Exactamente lo mismo pasa con los proveedores. Tienen que cobrar sus gastos generales para poderse mantener en el mercado. Por eso sorprende sobremanera que en algunos presupuestos para la prestación de algunos servicios, para el suministro de algunos bienes o para la ejecución de algunas obras no se consideren gastos generales adecuados a la envergadura del encargo de que se trate. Cada vez se reducen más los gastos generales como si éstos dependiesen de la voluntad de entidades y contratistas. Y lo que es peor, se exige que se acrediten, como si fuese posible acreditar la incidencia del pago de luz, de agua, de alquileres y demás costos indirectos en una determinada prestación. Para evitar probar lo imposible se opta por establecer un porcentaje de los costos directos como costos indirectos. En ocasiones se sugiere que sean porcentajes equivalentes. Es lo ideal para asegurar una buena prestación. En cualquier caso, debería fijarse en sus vecindades. No menos del noventa por ciento del costo directo, por ejemplo.

Tanto es así que cuando se aprueba una ampliación de plazo se estipula que se reconocerá por concepto de gastos generales el monto que resulte de dividir los gastos generales del contrato por el número de días del plazo de la prestación. El gasto general diario así obtenido se multiplica por el número de días de la ampliación para determinar muy fácilmente el gasto general correspondiente a esta extensión. Que eso se generalice es un anhelo que traerá más justicia para todos. (RG)