Custodia y frecuencia de anotaciones en el cuaderno de obra

Mediante la Opinión 023-2016/DTN el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado ha absuelto las consultas formuladas por el Gobierno Regional de Cajamarca respecto a la custodia del cuaderno de obra y a la frecuencia con la que se deben realizar anotaciones en sus páginas.

La primera pregunta es sobre quién debería asumir la custodia del cuaderno de obra en ausencia del residente. La Dirección Técnico Normativa, al responderla, trae a colación, en primer lugar, la definición de cuaderno de obra, el que, según el numeral 18 del Anexo Único del Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, vigente para los efectos de estas consultas, es el documento que debidamente foliado se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan ocurrencias, órdenes, consultas y sus respuestas.

Acto seguido recuerda que, de conformidad con el primer párrafo del artículo 195 del mismo Reglamento, en el cuaderno se anotan los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de la obra, firmando al pie de cada anotación quien la haya realizado: el inspector, el supervisor o el residente. La norma agrega que las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra se harán directamente a la entidad, mediante comunicaciones escritas, con lo que deja claramente establecido que lo que allí se consigne sirve para informar y reportar hechos y que los pedidos que de ellos puedan generarse tienen su propio trámite.

Por ello el documento subraya que el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la comunicación entre la entidad y el contratista, y para el control de la obra, en tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su ejecución para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista y las decisiones de la entidad.

A continuación el OSCE advierte que, según el segundo párrafo del artículo 194 del Reglamento, cada hoja del cuaderno de obra debe tener tres copias desglosables, una para la entidad, otra para el contratista ejecutor y la tercera para el inspector o supervisor. El original permanece en el cuaderno que queda en la obra bajo la custodia del residente quien no debe impedir que accedan a él quienes, estando autorizados para hacer anotaciones, quisieran hacerlo. Si el contratista no permite realizar anotaciones en el cuaderno de obra al inspector o supervisor, será multado por cada día en que persista en dicha actitud. Concluida la obra, se entrega el cuaderno a la entidad, según los subsiguientes párrafos del mismo artículo.

Aun cuando el contratista debe mantener en la obra a su residente durante toda la ejecución, si por cualquier circunstancia éste no se encuentra, no se puede llevar el cuaderno. El cuaderno debe permanecer en la obra. Si bien el contratista debería mantener, de modo permanente y directo, a su residente durante la ejecución de la obra, eventualmente puede dejarse el cuaderno en custodia de algún otro miembro del personal del contratista, pues su finalidad, además de registrar los hechos relevantes ocurridos durante la ejecución de la obra, es servir de sustento a las solicitudes que se formulen.

Una segunda pregunta inquiere sobre la frecuencia con la que deberían realizar las anotaciones en el cuaderno de obra el residente y el inspector o supervisor. La DTN reitera, al contestar, que se consignan los hechos relevantes que se produzcan durante la ejecución de la obra y que debe suscribir tales anotaciones quien las efectúe, sea el residente o el inspector o supervisor. La relevancia de un hecho depende básicamente de sus condiciones particulares y de la forma en que sea calificado. No depende de determinada frecuencia. Por eso la normativa no ha dispuesto nada al respecto. Las anotaciones se hacen en función a la relevancia del hecho y no en función a ninguna frecuencia.