Comité, jurado y oficial de compra

  El artículo 25.3 de la Ley General de Contrataciones Públicas 32069 delega en su Reglamento la facultad de establecer los casos en los que se conforman comités o jurados para los procedimientos de selección que se convoquen bajo su imperio y para que defina las funciones a cargo de cada uno de ellos.

El numeral 52.1, a su turno, estipula que los procedimientos de selección competitivos están a cargo de evaluadores, que pueden ser compradores públicos de la dependencia encargada de las contrataciones, comités o jurados, conforme a los requisitos, condiciones y excepciones que se señalen en el Reglamento. Respecto de los comités y jurados, los dos incisos siguientes acotan que estas instancias cuentan con expertos en el objeto de la contratación y que adoptan sus decisiones sin alterar o modificar la información del expediente de contratación, salvo en materia de factores de evaluación o en lo que disponga el Reglamento.

Según el acápite 61.1 del proyecto de Reglamento precisamente las bases del procedimiento de selección, que fijan sus reglas, son elaboradas por el oficial de compra o el comité y la dependencia encargada de las compras en el caso de que se hubiera designado un jurado, naturalmente que en base a la información contenida en el expediente de contratación. El punto 61.2 faculta a los evaluadores a proponer factores adicionales o a modificar los que estuvieran considerados en la estrategia de contratación para que sean incluidos en las bases, cuyo contenido, a juzgar por lo indicado en el artículo 61.3, depende del tipo y modalidad del respectivo procedimiento. La Dirección General de Abastecimiento aprueba mediante directiva las bases estándar para cada uno de estas modalidades, las cuales son de uso obligatorio por los evaluadores.

El artículo 62.1 define a los evaluadores. El oficial de cumplimiento es un comprador público de la DEC; el comité está compuesto por dos compradores públicos y un experto o un profesional que cuente con conocimiento técnico o experiencia en el objeto de contratación debidamente acreditado; y el jurado está conformado por tres o cinco expertos en el objeto de la contratación. Nuevas figuras y nuevas responsabilidades para nuevos actores y para otros que se reinventan.

Los numerales siguientes señalan que el oficial de compra o el comité son responsables de la conducción y realización de la fase de selección incluida la preparación de las bases. El jurado, a su vez, es responsable de la evaluación de las ofertas, en tanto que la DEC es la responsable del resto de actuaciones y actos correspondientes al procedimiento de selección. La elección del tipo de evaluador, en los casos en que se pueda optar por alguno de ellos, se determina en la estrategia de contratación. De ser necesario, puede decidirse que los evaluadores participen en las actuaciones preparatorias en cualquier momento. Los evaluadores están facultados para formular consultas o solicitar opiniones técnicas referidas al procedimiento que tienen entre manos a cualquier unidad de la entidad, la que debe atenderlas bajo responsabilidad dentro del plazo otorgado para tal efecto, aun cuando sus pronunciamientos no sean vinculantes.

Las reuniones de los evaluadores a tono con los tiempos pueden ser presenciales o virtuales, mediante el uso de plataformas digitales. El acápite 62.6 acota que las decisiones que adoptan son autónomas, sin intervención ni intromisión de la entidad, de sus unidades o servidores, y constan en actas que se registran en la Pladicop. Evitar la intervención de la propia entidad es un objetivo difícil de alcanzar porque en determinados sectores o en determinadas circunscripciones es imposible impedir la intromisión de las autoridades. Es más, incluso algunas creen que tienen todo el derecho de decidir a quién se adjudican los contratos. En razón de ello, desde muchos años atrás, he propuesto extraer de la función pública la tarea de integrar estos cuerpos colegiados destinados a evaluar y adjudicar contratos, siempre expuesta a muchas tentaciones, y confiarla a terceros, totalmente independientes y ajenos por completo de las entidades, contratados por concurso.

Desde luego los evaluadores están obligados a informar oportunamente sobre la existencia de algún conflicto de interés y renunciar en el caso de que ese conflicto se materialice en cualquier fase del proceso de contratación. También están obligados a comunicar a la autoridad competente sobre cualquier acto de corrupción que adviertan durante el desempeño de su encargo, bajo responsabilidad.

Para ser designado como experto en un comité o en un jurado, por su parte, se requiere tener cierto perfil académico, experiencia profesional y especialidad en el objeto de la contratación, según el artículo 63.1 del proyecto de Reglamento. En el caso del jurado, los expertos deben tener no menos de diez años de experiencia general y cinco años de experiencia en la especialidad materia de la convocatoria. Los expertos, según el numeral 63.4, pueden ser servidores de la misma entidad o de otra a la que se le solicita su apoyo. Asimismo, puede contratarse a un proveedor para que preste este servicio a través de uno o más expertos y para uno o más procesos de contratación.

El oficial de compra, de otro lado, es el funcionario o servidor designado por la DEC, responsable de la fase de selección y eventualmente de la fase de actuaciones preparatorias. Un oficial de compra puede ser designado en más de un procedimiento de selección simultáneamente.

En cuanto al comité, el artículo 65.1 refiere que la autoridad de la gestión administrativa nombra a los integrantes titulares y suplentes que sólo actúan en ausencia de los titulares, tomando su lugar hasta el final del procedimiento. Sólo pueden ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, por cese en el servicio, conflicto de intereses o por otra situación justificada, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento se puede designar al nuevo integrante.

Los integrantes del comité que son compradores públicos no pueden renunciar al cargo encomendado, salvo conflicto de intereses debidamente acreditado, en cuyo caso la renuncia se presenta por escrito indicando las razones que la sustentan. El artículo 65.3 advierte que incurre en responsabilidad quien alega un conflicto de intereses inexistente con la finalidad de sustraerse del cumplimiento de sus obligaciones como evaluador.

Cuando la evaluación está a cargo de un comité, sus miembros actúan en forma colegiada siendo solidariamente responsables salvo que señalen en el acta correspondiente su voto discrepante o en discordia debidamente fundamentado. Las sesiones o reuniones del comité pueden ser presenciales o virtuales. El quórum para que funcione el comité se forma con la presencia del número total de sus integrantes. En caso de ausencia de algún titular, lo reemplaza su suplente. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención. Los acuerdos y los votos discrepantes con su sustento constan en actas que se registran en la Pladicop.

En lo que toca a los jurados el artículo 66.1 dispone que los expertos que lo integran son designados también por la autoridad de gestión administrativa. En el mismo acto se elige un suplente que participa en ausencia de algún titular, tomando su lugar y conservándolo hasta el final. Al elaborar las bases la DEC puede solicitar la opinión y aportes de los miembros del jurado. A diferencia del comité, los jurados realizan individualmente la evaluación técnica y económica y remiten los puntajes asignados al DEC. El puntaje total de cada postor se determina por la suma de los puntajes asignados por cada jurado. Si requieren de mayor tiempo para su evaluación, solicitan la prórroga a la DEC para que la registre en la Pladicop. La DEC se encarga de la recepción de ofertas, de su remisión a cada uno de los jurados así como del otorgamiento de la buena pro.

Según el artículo 67 del proyecto de Reglamento, finalmente, se encuentran impedidos para ser designados como evaluadores el titular de la entidad, la autoridad de la gestión administrativa, los servidores que cuentan con atribuciones de control o fiscalización tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros; los servidores a los que se hubiere delegado la aprobación del expediente de contratación, la designación del jurado o comité o la resolución del recurso de apelación, destacándose que este impedimento se circunscribe al proceso de contratación en el que han efectuado tales acciones.