¿Cómo adquirir un bien que forma parte de un kit?

El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado absolvió en febrero una consulta formulada sobre la definición de las características técnicas de un bien que forma parte de un kit. En efecto, la Opinión Nº 021-2013/DTN refiere que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13º de la Ley de Contrataciones del Estado y en el artículo 11º de su Reglamento, corresponde al área usuaria de los bienes a ser adquiridos por la entidad, definir en las especificaciones técnicas sus características, condiciones, cantidades y calidades, de acuerdo con sus necesidades, las que se deben encontrar vinculadas con el logro de los objetivos institucionales.

El segundo párrafo del artículo 11º del Reglamento, es todavía más puntual, pues preceptúa que “para la descripción de los bienes y servicios a contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico. (…).”

El documento agrega que el tercer párrafo del artículo 13º de la LCE precisa que “la formulación de las especificaciones técnicas deberá ser realizada por el área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento. Esta evaluación deberá permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de selección, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.”

En armonía con lo expuesto, los artículos 27º de la Ley y 12º del Reglamento, establecen que, sobre la base de las especificaciones técnicas definidas por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones debe realizar un estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, a efectos de determinar, entre otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la adquisición: el valor referencial del proceso de selección a ser convocado, la existencia de pluralidad de marcas y/o postores, la conveniencia de realizar ajustes a las especificaciones técnicas y la necesidad de distribuir la buena pro, entre otros.

Realizadas estas precisiones de orden legal, la opinión define como “kit”, según la vigésima segunda edición del Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, al conjunto de productos y utensilios suficientes para conseguir un determinado fin, que se comercializan como una unidad. Sobre ese concepto, la Dirección Técnico Normativa colige que el área usuaria es la responsable de definir las especificaciones técnicas de los bienes que una entidad pretende adquirir, así se trate de bienes que forman parte de un kit o no. Sin perjuicio de ello, añade, que el segundo párrafo del artículo 46º de la LCE establece que “en caso que las normas permitan márgenes de discrecionalidad para la actuación del servidor o funcionario, éste deberá ejercerla de acuerdo a los principios establecidos en el artículo 4 del presente Decreto Legislativo.”

El OSCE subraya, en consecuencia, que los funcionarios y/o servidores del área usuaria al momento de definir las especificaciones técnicas de un bien, forme parte o no de un kit, deben cumplir no solo con las disposiciones establecidas en los artículos 11º y 12º del Reglamento, sino también con los principios que rigen las contrataciones del Estado, especialmente, los principios de razonabilidad y economía, así como los demás principios reconocidos en el artículo 4º de la Ley, de manera que las contrataciones que realicen las entidades cumplan con  maximizar el valor del dinero del contribuyente y se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2º de la LCE.

El literal e) del artículo 4º de la Ley recuerda, a propósito del principio de razonabilidad, que en todos los procesos el objeto de los contratos debe ser razonable, en términos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el interés público y el resultado esperado, en tanto que el literal i), a propósito del principio de economía, recuerda que en todos los procesos se aplicarán los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, debiéndose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las bases y en los contratos.

Corresponde, por tanto, a los funcionarios y/o servidores del área usuaria ponderar y sustentar si, en el caso de la adquisición de un bien que forma parte de un “kit”, dada la preexistencia de determinados bienes o productos que también integran dicho “kit”, resulta razonable y económico adquirir aquel bien o producto en función de las características inicialmente definidas, en el marco de un reemplazo por deterioro o siniestro.