domingo, 10 de mayo de 2015

El centro, el secretario y la organización y administración de un arbitraje

DE LUNES A LUNES
Ricardo Gandolfo Cortés

Un arbitraje institucional se diferencia de uno ad hoc porque pone al servicio del proceso una organización especializada de la que habitualmente carece quien administra un litigio en esta vía pero en forma independiente.
Esa organización, sin embargo, debe marcar la diferencia desde un principio y hacerse notar a lo largo de todo el arbitraje.
¿Cómo?
Una vez recibido el encargo, el secretario designado debe comunicarse con los árbitros para fijar la fecha y la hora para la audiencia de instalación, si es que el proceso requiere de ese trámite. Pero no puede esperar que los árbitros se pongan de acuerdo. Tiene que ofrecerles diversas opciones y estar detrás de ellos para no perder tiempo. En la primera oportunidad que tenga, además, debe hacerles llegar a los miembros del tribunal  un primer borrador del acta de instalación y no debe descansar hasta tener un texto aprobado por todos.
El centro debería enviar ese primer borrador a las partes, con la debida anticipación, para que lo revisen y hagan ellas también sus observaciones y pedidos. Es una pésima costumbre mostrarles el texto tentativo del acta solo cuando llegan a la audiencia de instalación. Se pierde tiempo valioso en estas diligencias preliminares. Ni qué decir cuándo son los propios árbitros los que recién examinan el borrador en ese momento. Eso es imperdonable.
A continuación, el secretario debe perseguir a los miembros del tribunal para que emitan sus recibos de honorarios profesionales y del mismo modo debe corretear a las partes para que los paguen. Hace mal esperando que estas actividades se produzcan por ciencia infusa. Si es necesario debe encargar a personal de su propio despacho para que vayan a recoger documentos, recibos o informes. No puede estar esperando que quienes deben remitirlos, lo hagan.
Si se comunica con el demandante para informarle los días que faltan para que venza el plazo que tiene para presentar su demanda, hace muy bien. Si luego, hace lo propio con el demandado, demuestra que impulsa correctamente el proceso.
De otro lado, debe revisar minuciosamente las pruebas documentales que ofrecen las partes y advertir a los árbitros sobre cualquier anomalía. Si se ofrecen peritajes debe determinar claramente la mecánica de la prueba. Hay pericias de parte, que una de ellas simplemente ofrece y más adelante presenta, o que presenta con el mismo escrito en que las ofrece. Hay otras en las que la parte que la ofrece le pide al tribunal que designe al perito que la practicará. También hay las que los árbitros ordenan por propia iniciativa, es decir, las pericias de oficio. En cualquiera de esas hipótesis, el centro debe conducirse proactivamente.
El secretario no puede esperar que las diligencias se generen automáticamente, tiene que provocarlas personalmente. Por ejemplo, si se dispone una pericia, debe facilitarle al tribunal los medios necesarios para que no pierdan tiempo en la elección del perito. Una vez designado, debe preocuparse de que se le haga llegar los alcances del servicio y que responda enviando su presupuesto a la brevedad posible, tratando de que los árbitros lo aprueben cuanto antes.
Si se van a realizar inspecciones es importante que el secretario tenga todo organizado: el viaje, el alojamiento, la alimentación así como los detalles propios de la prueba misma. No puede dejar nada librado al azar. Todo debe estar previsto.
El secreto de un buen arbitraje está en la rapidez y eficiencia con la que se lo administra. El buen secretario tiene incluso proyectos de resolución pre aprobados listos para ser lanzados según los requerimientos del proceso. Si las partes tienen que hacer determinados pagos, una lo hace y está corriendo el plazo para que lo haga la otra: el secretario debe tener en cartera la resolución que emitirá el tribunal en el caso de que venza el plazo sin que cumpla su obligación la parte a la que se está esperando, facultando a la otra a asumirla en su lugar o prorrogando el plazo para que pague en el caso de que así lo solicite. No puede esperar que se cumplan los plazos y recién entonces preparar una resolución para someterla a consideración de los árbitros. Tiene que tener dos o tres opciones para que, según lo que decida el tribunal, lance de inmediato una de ellas.
Antes de que el tribunal decida en qué sentido emitirá su laudo, el secretario tendrá un resumen ejecutivo del proceso que debe haber estado elaborando a lo largo de todo el arbitraje y que servirá para que no se les escape nada a los árbitros. Los asistirá en todo lo que sea necesario y notificará las resoluciones con la celeridad debida.
A grandes brochazos eso es lo que marca la diferencia y lo que se pone en evidencia cuando se está al lado de una organización amplia y plural que le da soporte, dinámica y solución de continuidad al proceso. Si no se advierte nada de esto, no hay distinción posible y da lo mismo si el arbitraje es institucional o no.

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