Un proceso de 10 años no puede acreditar ninguna experiencia

DE LUNES A LUNES

La Directiva 004-2025-OECE-CD del Registro de Instituciones Arbitrales y Centros de Administración de Juntas de Prevención y Resolución de Disputas (REGAJU) establece las disposiciones complementarias a las previstas en la Ley General de Contrataciones Públicas 32069 y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 009-2025-EF, para la incorporación, modificación, suspensión y retiro de sus miembros.

El REGAJU según la Directiva regula siete procedimientos: cuatro de incorporación, uno para modificación, otro para suspensión y un último para retiro definitivo, los dos últimos a solicitud de parte. Los cuatro primeros son para incorporación de instituciones y centros; para administrar arbitrajes y juntas de contratos cuyos montos originales superen las 2 mil UIT; para instituciones y centros recién constituidos; y para administrar arbitrajes de mayor envergadura de contratos con montos originales iguales o superiores a las 20 mil UIT.

Para incorporarse en los procedimientos previstos en la Directiva las instituciones y centros deben acreditar de manera fehaciente experiencia no menor de cinco o de diez años, según el caso, en la organización y administración de procesos, con la presentación del acta de instalación o similar, las facturas correspondientes y otros documentos. Son cinco años para organizar y administrar procesos derivados de contratos de montos originales menores a 20 mil UIT y son diez años para organizar y administrar procesos derivados de contratos con montos originales iguales o superiores a ese monto.

Lo que no parece correcto es haber considerado la posibilidad de acreditar la experiencia con la presentación de un solo proceso, si es que entre el documento de inicio de las actuaciones y el documento con que concluyen éstas hubieren transcurrido los cinco o diez años que se exigen. Esa sola alternativa es un homenaje a la ineficacia y a la ineptitud porque ninguna reclamación puede ni debe durar tanto tiempo. Un proceso de 10 años no puede acreditar ninguna experiencia ni servir para inscribirse en ningún registro.

Solo imaginar que un arbitraje o una junta de prevención y resolución de disputas pueda extenderse por diez años obligaría a repensar la decisión que se adoptó en 1997, a mi iniciativa, y que abrió las puertas de la contratación pública para la solución de controversias primero a través del arbitraje, un importante medio rápido y eficaz, reconocido como jurisdicción constitucional, y después a través de la JPRD, igualmente rápida y eficaz para superar discrepancias durante la ejecución del contrato.

La Directiva también obliga a instituciones y centros a consignar en su formulario el enlace de su portal institucional donde figure la licencia municipal de funcionamiento de su sede para la atención al público que debe haber sido extendida a nombre de la respectiva institución o centro o de la persona jurídica de la que forme parte y autoriza su desarrollo.

Igualmente deben señalar, en la declaración jurada que suscriban, contar con personal que brinde soporte administrativo en los procesos a su cargo que deben tener contratado conforme a las normas vigentes. Deben contar asimismo con herramientas de gestión de calidad y políticas anti soborno sujetas a auditoría, las que se acreditan con el documento de aprobación y certificación correspondiente.

El portal de las instituciones en todos los procedimientos de incorporación con excepción del previsto para aquellas recién constituidas, deben permitir visualizar las resoluciones o decisiones emitidas en observancia de la normativa sobre arbitraje vigente y sobre protección de datos personales aplicable. Permite visualizar también las certificaciones internacionales vigentes, acreditadas con los documentos que las aprueban.

En lo que respecta a los centros de administración de JPRD, el enlace debe permitir visualizar toda la información sobre los procedimientos a su cargo, las resoluciones o decisiones que hubieren emitido igualmente conforme a la normativa sobre protección de datos personales aplicable.

A través de los enlaces de unos y otros deberá poder accederse a las herramientas informáticas que reporten la trazabilidad de la documentación que conforma el expediente arbitral o de la junta de prevención y resolución de disputas con indicación de las fechas de ingreso y salida de entregables. Las instituciones y centros deberán contar con el contrato, certificado u otro documento que autorice el uso de las herramientas informáticas con las que cuenten.

Las instituciones y los centros recién constituidos inscritos en el Registro tienen un plazo de tres meses para contar con las herramientas de gestión de calidad y con políticas anti soborno sujetas a auditoría para que puedan administrar controversias de montos menores a 2 mil UIT, esto es menores a 10 millones 700 mil soles.

El artículo 319 del Reglamento de la Ley General de Contrataciones Públicas estipula que las instituciones arbitrales o centros de administración de juntas de prevención y resolución de disputas con menos de un año de constituidas, deben cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 318.1, con excepción de los relativos a la experiencia y a las mencionadas herramientas de gestión, disponiendo que el OECE establezca los plazos máximos para dar cumplimiento a este último requisito, las condiciones adicionales que deben cumplir así como los montos máximos de controversias que pueden administrar tanto para arbitrajes como para juntas durante sus primeros cinco años.

Al establecer que el monto debe ser menor a las 2 mil UIT la Directiva ha cumplido el mandato en línea con la propuesta de no perjudicar a las instituciones y centros que recién empiezan y que observen la mayoría de las exigencias de la norma. La barrera de los cinco años se ha fijado con el objeto de evitar que se filtren dentro del Registro quienes por alguna circunstancia podrían reunir los requisitos pero no cumplir con las exigencias de honestidad y seriedad que pueden cumplir las instituciones y centros nuevos para quienes, previa evaluación, se les permitirá administrar controversias menores de 10 millones 700 mil soles.

La salida quizás no sea la que esperaban algunas instituciones y centros de reciente creación que aguardaban superar las 2 mil UIT, barrera que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 318.4 del Reglamento, solo pueden superar aquellas que en adición a los cinco años de experiencia deben contar con certificación internacional en gestión de la calidad y en gestión anti soborno.

En el caso de las instituciones arbitrales sancionadas con el retiro temporal del Registro, para los efectos de ser reincorporadas deben cumplir el plazo de suspensión impuesto y el OECE debe verificar que la infracción perpetrada ha sido efectivamente superada.

Para ingresar al REGAJU las instituciones y los centros deben presentar una declaración jurada señalando que cumplen y se comprometen a mantener los requisitos contemplados en la Ley, el Reglamento y la Directiva, así como a conducir los procesos arbitrales y juntas en estricto cumplimiento de su Código de Ética y de la normativa de contratación pública aplicable. En ese propósito deben tener habilitados los enlaces previstos operativos durante las 24 horas del día, los siete días de la semana. De no estar funcionando algún enlace deben publicar en su portal web un aviso indicando la razón y la fecha en que estará restablecido. De variar estos enlaces, deben informar al OECE.

El procedimiento de modificación, por otro lado, permite cambiar el registro primigenio del administrado por otro tipo de registro reconocido por el Reglamento. La modificación se realiza de manera indistinta entre los diferentes procedimientos de incorporación, bastando que se cumpla con los requisitos, la declaración jurada y el formulario de acuerdo al tipo de registro que se solicite: incorporación simple y de instituciones y centros recién constituidos, incorporación para administrar arbitrajes o juntas con contratos cuyos montos originales superan las 2 mil UIT, y, por último, incorporación de instituciones para administrar arbitrajes de mayor envergadura sobre controversias surgidas en contratos con montos originales iguales o superiores a las 20 mil UIT.

La suspensión voluntaria a pedido de parte de la institución o centro requiere de una solicitud, de un pago, del poder del representante y de una declaración indicando que no se encuentra administrando ningún proceso, que no recibirá ninguno nuevo y que se compromete a publicar en su portal, que seguirá operativo, el comunicado de suspensión precisando fecha de inicio y de término.

El retiro definitivo a pedido de parte finalmente requiere igualmente de una solicitud, de un pago, del poder del representante y de una declaración indicando que no se encuentra administrando ningún proceso, que no recibirá ninguno nuevo y que se compromete a publicar en su portal, que seguirá operativo cuando menos treinta días calendario, el comunicado que ya no brindará el servicio.

Parece difícil imaginar que alguna institución o centro pueda pedir suspender sus actividades en forma temporal o definitiva pero todo es posible y la Directiva debe ponerse en todos los casos. Lo que está muy mal es permitir que una reclamación de 10 años, sea en arbitraje o en junta de prevención y resolución de disputas, como se ha señalado, pueda servir para acreditar una experiencia y para inscribirse en el registro. Eso debería corregirse.

Ricardo Gandolfo Cortés