El acto de presentación de ofertas y apertura de la propuesta técnica

Según el artículo 66º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, el acto de presentación de propuestas se inicia cuando el comité especial empieza a llamar a los participantes en el orden en que se registraron para participar en el proceso, para que entreguen sus propuestas. Si al momento de ser llamado un participante no se encuentra presente, se le tendrá por desistido. Si alguno no es llamado, podrá entregar su propuesta previa presentación de la constancia de su registro, razón por la que es indispensable que cada postor la lleve consigo.

Previamente el artículo 65º estipula que las personas naturales concurren personalmente o a través de sus apoderados debidamente acreditados ante el comité mediante una carta poder simple. Las personas jurídicas, agrega el dispositivo, lo hacen por medio de su representante legal o de su apoderado. El primero se acreditará con copia simple del respectivo documento registral vigente y el apoderado lo hará añadiendo a este documento una carta poder simple suscrita por el representante legal. Es importante anotar que estos documentos deben mostrarse al comité por quien entrega la oferta y por lo tanto debe llevarlos consigo, independientemente de que otros ejemplares se encuentren dentro de la propuesta. Existen procesos en los que el propio representante legal exhibe una carta poder simple acreditándose así mismo, para evitar cualquier interpretación que podría arruinar su propuesta.

Hay casos de propuestas que no han podido ser admitidas por deficiencias en estas acreditaciones. Hay otros casos en que los miembros del comité dudan y no reconocen que el acto de entrega de propuestas al igual que otros actos del proceso forman parte de etapas que precluyen unas respecto de otras y que, a su vez, estos mismos actos están conformados por otras etapas que también precluyen unas respecto de otras y que, por consiguiente, no es posible en el mismo acto regresar de una etapa a otra ya superada. Si se pasa a la etapa de apertura de propuestas ya no es posible retornar a la de acreditación de representantes. Las etapas, tanto del proceso como de cada acto, se van sucediendo ordenadamente unas después de las otras.

El artículo 63º subraya que las propuestas se presentarán en dos sobres cerrados, uno de los cuales contendrá la propuesta técnica y el otro, la propuesta económica. La primera se presenta en original y en el número de copias requerido por las bases que no podrá exceder del número de miembros que conforman el comité especial. La propuesta económica se presenta sólo en original. Cuando las propuestas se presenten en hojas simples se redactarán por medios mecánicos o electrónicos, llevarán el sello y la rúbrica el postor y serán foliadas correlativamente empezando por el número uno.

La indicación de que las propuestas se presentan en dos sobres cerrados es muy precisa. No admite ninguna interpretación. Se sabe de algún proceso reciente en el que un postor entregó su propuesta en tres sobres cerrados, dos conteniendo su propuesta técnica y uno conteniendo su propuesta económica. En realidad, por cuestiones prácticas no eran tres sobres sino tres paquetes. La fuerza de la costumbre permite que en ocasiones, muy frecuentes, no sean sobres sino paquetes los que se presentan. Pero siempre dos. Que sean dos paquetes, se admite. Que sean dos, tres o cuatro, no. En el caso que se comenta, el comité, después de algunas deliberaciones, optó por aceptar la propuesta, probablemente para no hacerse de un problema y no tener que enfrentar un muy probable cuestionamiento posterior. Sin embargo, no hay argumento válido alguno para proceder de esa manera. El postor que presenta más de dos sobres necesariamente debe ser eliminado.

Las propuestas económicas deberán incluir, según el mismo artículo 63º, todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del bien, servicio u obra a adquirir o contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales. Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio en un proceso de selección, o en un determinado ítem cuando se trate de procesos de selección según relación de ítems.

Luego de recibir todas las ofertas el comité, a juzgar por lo dispuesto en el citado artículo 66º, procede a abrir los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor, comprobando que los documentos presentados sean los solicitados por las bases, la Ley y el Reglamento. De no ser así, devolverá la propuesta, teniéndola por no presentada, salvo que el postor exprese su disconformidad, en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario o Juez de Paz mantendrá la propuesta en su poder hasta el momento en que el postor formule su respectiva apelación.

Si las bases han previsto que la evaluación y calificación de las propuestas técnicas se haga con posterioridad a este acto, el Notario o Juez de Paz procederá a colocar los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas dentro de uno o más sobres, los que serán debidamente sellados y firmados por el propio notario o juez, por los miembros del comité y por los postores que así lo deseen, conservándolos hasta la fecha en que el comité, en otro acto público, comunique los resultados de la evaluación técnica y se proceda a la apertura de las propuestas económicas. La norma concluye señalando que el comité levantará el acta correspondiente que deberá ser suscrita por todos sus miembros así como por los veedores y los postores que lo deseen. Le faltó precisar que los postores que hayan formulado alguna observación deberán firmar también esta acta como condición para considerarla válida.

Igualmente le faltó indicar a la norma que un ejemplar de cada propuesta técnica elegida al azar debe ser igualmente conservada por el notario o por el juez, al igual que aquellas eliminadas, para los efectos de que prevalezca su contenido en la eventualidad de que con posterioridad se formule alguna impugnación y se cuestione la calificación realizada por el comité o que se evidencia la ausencia de algunas páginas o documentos en cualquiera de las otras propuestas que quedan para la evaluación. Una disposición equivalente existía en el antiguo Reglamento General de las Actividades de Consultoría (REGAC) que estuvo vigente hasta 1998 año en que adquirió vida la Ley Nº 26850 que unificó toda la legislación sobre contratación pública.

Ello, no obstante, una disposición como ésta puede incorporarse perfectamente en las bases de cualquier proceso. Es más, sería altamente recomendable y evitaría discusiones y sospechas sobre actos ilícitos que eventualmente pueden perpetrarse con el objeto de perjudicar a algún postor. Que el acta de cuenta de un número de folios comprendidos en cada propuesta o en cada uno de los tomos o volúmenes que la conforman no es suficiente, pues es muy probable que consignar esa información el notario o el juez se limite a transcribir la información de cada ejemplar y no a contar personalmente cada folio lo que podría, cuando menos, ofrecer una garantía más certera de lo que afirma, a no ser de que, él mismo, numere, selle y firme cada página y deje constancia del número total de folios rubricados por él, tal como se acostumbra en algunos procesos. Admítase, sin embargo, que es un trámite que extiende innecesariamente el acto y que más fácil podría ser regresar al sistema de que el notario o el juez se lleve un ejemplar de cada propuesta técnica elegida al azar como queda dicho y como se hacía antes.

Sea de ello lo que fuere, lo cierto es que el acto de entrega de propuestas y de apertura del sobre de la propuesta técnica está revestido de mucha formalidad que se explica, según algunos, en la transparencia que debe caracterizar a todo el proceso y a los fondos públicos que están en juego que deben administrarse de la manera más imparcial que sea posible. Quizás en un futuro cercano se simplifiquen los procedimientos, sin sacrificar el trato justo y equitativo que se les debe dispensar a todos, y se llegue a remitir las ofertas a una casilla postal, a una oficina de recepción o a un correo electrónico hasta una fecha y dentro de unos horarios previamente determinados para poder tomar parte en un proceso y ser considerado como postor.