Gastos generales, costos directos y utilidad

DE LUNES A LUNES 

El artículo 158.5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo 344-2018-EF que entró en vigencia el 9 de enero del 2016, estipula que las ampliaciones de plazo en los contratos de bienes o para la prestación de servicios en general y consultoría en general dan lugar al pago de los gastos generales debidamente acreditados. Acto seguido establece que en los contratos de consultoría de obras se paga al contratista el costo directo debidamente acreditado además de los gastos generales y la utilidad. El artículo 199.1 acota que las ampliaciones de plazo en los contratos de obra dan lugar al pago de mayores costos directos y mayores gastos generales variables, ambos directamente vinculados a esas extensiones.

Como puede advertirse los textos citados encierran varios conceptos y abren diversas interrogantes en materia de ampliaciones de plazo. En bienes y servicios, por ejemplo, ¿sólo se reconocen gastos generales? ¿No se reconocen costos directos ni utilidad? ¿Cómo se acreditan los gastos generales? En materia de consultoría de obras, ¿por qué se exige acreditar los costos directos y no los gastos generales? Por tanto, ¿cómo se acreditan los costos directos? Y finalmente en cuanto a las obras, ¿por qué se hace referencia a los gastos generales variables y no a las utilidades?

Empecemos por aclarar conceptos. Gastos generales, según la definición que recoge el Reglamento, son aquellos costos indirectos en los que incurre el contratista derivados de su propia actividad para mantenerse operativo, razón por la que no pueden ser incluidos ni en las partidas de las obras ni en los costos directos de los servicios. ¿Y en los bienes? La definición los olvidó. Pero el olvido no restringe derechos, obviamente. Desde luego que los bienes también tienen costos directos e indirectos y generan igualmente alguna utilidad sin cuya existencia no habría negocio posible. Pues bien, los gastos generales tampoco pueden ser incorporados dentro de los costos directos de bienes cuando se produzca una ampliación de plazo en el suministro de éstos o en el contrato cuyo objeto es elaborarlos.

Los gastos generales existen en bienes, servicios y consultorías. Existen en todo proceso productivo, industrial, en toda prestación en suma. En ejecución de obras se dividen en gastos generales fijos y variables. Gastos generales fijos son aquellos que no están relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista, razón por la que podrían asemejarse a los gastos generales de bienes, servicios y consultorías. Ejemplos: administración de obra, asesorías puntuales, impuestos, alquileres de campamentos durante etapas específicas, almacenes, trámites notariales y servicios varios. Se presentan en determinados momentos, estrechamente vinculados a la prestación, pero no son constantes.

Gastos generales variables, en cambio, son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de la obra y que, por tanto, a diferencia de los fijos, en estos sí puede incurrir el contratista a lo largo del plazo de la prestación a su cargo. Ejemplos: dirección, contabilidad, legal, áreas de soporte, capacitación, reservas para contingencias, derechos sociales, vacaciones, licencias, etc., rubros todos ellos perfectamente cuantificables, todos éstos más próximos a las oficinas principales y a sus responsabilidades, todos ellos manifiestamente imprescindibles. Se presentan siempre razón, son constantes, en concreto, no pueden obviarse.

¿Cómo se acreditan los gastos generales? Una manera es aplicando la fórmula clásica de dividir los gastos generales entre el número de días del contrato y multiplicando ese resultado por el número de días de la ampliación. Otra forma más consistente es a través de los estados financieros que incluso permiten determinarlos con exactitud afectando los gastos de personal sobre los gastos administrativos y financieros propiamente dichos.

Sobre costos directos no hay una definición específica en el Reglamento. Ello, no obstante, el artículo 34.2 al ocuparse del valor referencial en obras, precisa que éste corresponde al presupuesto que se incluye en el expediente técnico y que comprende precios o tarifas, gastos generales variables y fijos, y utilidad. Exactamente lo mismo consigna el artículo 34.3 para el caso de la consultoría de obra. El artículo 35, a su turno, al abordar los sistema de contratación, reconoce a la suma alzada, los precios unitarios, los esquemas mixtos, los porcentajes, los honorarios fijos con comisión de éxito y las tarifas, aplicables estas últimas, dicho sea de paso, a consultorías en general y consultorías de obra, cuando no puede conocerse con precisión el tiempo de la prestación, destacándose que incluyen costos directos, cargas sociales, tributos, gastos generales y utilidades, como no podía ser de otra manera.

Sorprende en este contexto que exista un inciso en el Reglamento, como el 162.5, ubicado dentro del artículo que trata sobre la penalidad por mora, según el cual el retraso en la ejecución de la prestación se justifica a través de la solicitud de ampliación de plazo debidamente aprobada. A continuación añade que se considera justificado el atraso y en consecuencia no se le aplica penalidad alguna, cuando el contratista acredita de modo objetivamente sustentado, que el mayor tiempo transcurrido no le resulta imputable. Enseguida, sin embargo, se reproduce una afirmación nefasta: en este último caso, la calificación del retraso como justificado por parte de la entidad no da lugar al pago de gastos generales ni costos directos de ningún tipo. Me interesaría mucho que al autor de este dislate -que no guarda ninguna relación con la opción legislativa de todo el Reglamento- le digan que cuando esté enfermo no le pagarán los días que no asista a su trabajo porque exactamente eso es lo que plantea. Confieso que he hurgado sin éxito en la fe de erratas con la esperanza de encontrar la indispensable aclaración de que esa calificación da lugar, más bien, al pago de gastos generales, costos directos y utilidad. Felizmente hay otros artículos más específicos que prevalecen sobre este que debería tenerse como inexistente.

Si alquilo un camión y por responsabilidad de la entidad que me contrata el vehículo no puede entrar a trabajar dos semanas, el arriendo de ese período perdido, ¿lo paga la entidad o lo pago yo? Así de simple es la cuestión. Hay que entender que cuando las prestaciones se encarecen, por cualquier motivo no atribuible al proveedor, se encarecen para quien la recibe no para el contratista.

Costos directos son aquellos necesarios para producir el bien, para prestar el servicio o para hacer la obra. No los costos indirectos que son los gastos generales, fijos y variables, ni la utilidad. Los costos directos son los reales. El pago del personal, equipos, maquinarias, materiales, alojamientos, movilidad, alimentación, etc. Puede haber variantes en atención de que algunos conceptos en ciertos modelos forman parte de los gastos generales y en otros de los costos directos. Pero esos son.

¿Cómo se demuestran los costos directos? Pues con las boletas de pago o recibos de honorarios profesionales del personal asignado al servicio sea por disposición de las bases o de otros documentos del procedimiento de selección o por encontrarse incluidos en los informes periódicos presentados al cliente para atestiguar lo que se reclama. Y, naturalmente, con las facturas, boletas y demás comprobantes que acreditan los pagos por los otros conceptos involucrados en la solicitud de ampliación de plazo.

La utilidad, por último, es el fruto que se obtiene de un encargo o un negocio cualquiera, es el motivo por el que se emprende una actividad destinada a obtener una ganancia, un lucro. No puede concebirse un negocio sin utilidad aunque ésta no se exprese necesariamente en forma dineraria. Hay prestaciones en las que uno incursiona solo para obtener una experiencia de la que se carece pero que será útil para otros objetivos mayores. La utilidad en esa eventualidad es lograr esa familiaridad que no se tiene, dominar lo que no se conoce. Alcanzar esa meta.

¿Cómo se acredita la utilidad? De la misma forma en que se acreditan los gastos generales pero sin necesidad de recurrir a los estados financieros pues en la mayoría de los contratos se consigna un porcentaje de utilidad al igual que se consigna un porcentaje de gastos generales. Se hacen las operaciones correspondientes y se obtiene la utilidad diaria que se multiplica por el número de días de la ampliación de que se trate.

En los procedimientos de selección los postores compiten en busca de que les adjudiquen los contratos y ejecutan las prestaciones en procura de las utilidades que les permitirán habitualmente ganar dinero. Ese es su propósito. Cuando, por causas no atribuibles a ellos, los contratos deben ampliarse, se extienden con todo de la misma manera que cuando se extiende el contrato que presta una compañía de vigilancia comprende a todos los puestos de control. Si tienes un contrato por un año para vigilar una fábrica desde sus cuatro esquinas y desde dos puertas y lo amplías por un año más, de ordinario lo haces por los mismos seis puntos previstos en el servicio, salvo que tu cliente quiera una reducción o un incremento de los alcances de la prestación y tú lo aceptes.

Lo mismo ocurre con toda clase de ampliaciones de plazo. Se hacen por los mismos conceptos: costos directos involucrados, gastos generales y utilidad. Naturalmente si el cliente quiere lo mismo, por más tiempo pero no quiere pagar lo mismo, estás en tu legítimo derecho de declinar el pedido e irte en busca de otro cliente que te pague los tres conceptos y no te deje colgado.

 El artículo 34.5 de la Ley de Contrataciones del Estado 30225, en su versión original, publicada en el diario oficial El Peruano el viernes 11 de julio de 2014, facultaba al contratista a solicitar la ampliación del plazo pactado por atrasos y paralizaciones ajenos a su voluntad debidamente comprobados que modifiquen el plazo contractual, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento. Acto seguido, sin embargo, reconocía que de aprobarse la ampliación de plazo “debía reconocerse los gastos y/o costos incurridos por el contratista, siempre que se encuentren debidamente acreditados.” El Decreto Legislativo 1341, publicado el 7 de enero de 2017, independizó como párrafo aparte estos reconocimientos y precisó que “el procedimiento para determinar los gastos generales es establecido en el Reglamento”. El Decreto Legislativo 1444, finalmente, convirtió este inciso en el nuevo 34.9 y suprimió olímpicamente el nuevo párrafo. Eso, ¿cambia la naturaleza de las cosas?

No las cambia porque los derechos que se generan como consecuencia de una extensión de plazo por causas no imputables al proveedor son irrenunciables toda vez que forman parte de la retribución protegida por el precepto según el cual nadie está obligado a trabajar sin retribución o sin su libre consentimiento consagrado en el artículo 23 y en el acápite 2 del artículo 26 de la Constitución Política del Perú.

Sea de ello lo que fuere, lo cierto es que la Ley admite que toda ampliación de plazo genera el reconocimiento de gastos y/o costos. Si el contrato tiene sólo gastos, serán gastos. Si tiene sólo costos, serán costos. Si tiene ambos, serán ambos. Lo que no se puede es pretender regatearlos y conceder una ampliación de plazo con derechos recortados o con reconocimientos parciales. Menos aún a través de un Decreto Supremo que sólo puede reglamentar la Ley, sin transgredirla ni desnaturalizarla, como lo recuerda el inciso 8 del artículo 118 de la misma Carta Magna.

EL EDITOR