La solicitud de ampliación de plazo no es la que se anota en el cuaderno de obra

Aclaración necesaria

El primer párrafo del artículo 201º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, dispone que para que proceda una ampliación de plazo, en el marco de los contratos de ejecución de obras, “desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista, por intermedio de su residente, deberá anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliación de plazo.”

A continuación precisa que “dentro de los quince (15) días siguientes de concluido el hecho invocado, el contratista o su representante legal solicitará, cuantificará y sustentará su solicitud de ampliación de plazo ante el inspector o supervisor, según corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crítica del programa de ejecución de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminación de la obra.”

Por último, advierte que “en caso que el hecho invocado pudiera superar el plazo de vigencia de ejecución contractual, la solicitud se efectuará antes del vencimiento del mismo.”

Una cuestión que salta a la vista es la obligación del contratista de anotar en el cuaderno de obra ese hecho o esos hechos que se definen como “circunstancias que a su criterio ameriten ampliación de plazo.” El cuaderno de obra, según el artículo 194º del Reglamento, se abre en la fecha de entrega del terreno y queda en poder de la entidad una vez concluida la ejecución de la obra. El artículo 195º añade que en él “se anotarán los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución” para luego subrayar que “las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicación escrita” para rematar señalando que “será cerrado por el inspector o supervisor cuando la obra haya sido recibida definitivamente por la Entidad.”

Queda claro que en el cuaderno de obra se anotan ocurrencias y no solicitudes y que, por consiguiente, cuando el artículo 201º dice que la solicitud de ampliación de plazo se debe efectuar antes del vencimiento del plazo se refiere no a la anotación sino a esa comunicación escrita que se dirige a la entidad y que se deriva de ella.

En otras palabras, al hacer la anotación en el cuaderno de obra el contratista anuncia a la entidad y al supervisor o inspector que hay una ocurrencia que podría dar lugar a una solicitud de ampliación de plazo siempre que, como se sabe, afecte la ruta crítica y resulte necesario para terminar la obra. A partir del momento en que concluye el hecho o los hechos que se consignan como probables causales de ampliación de plazo, el contratista tiene quince días para formalizar su solicitud, hacer su solicitud o como quiera llamársele al acto administrativo a través del cual hace el pedido de ampliación de plazo. Si no hace ese pedido, no se inicia ningún trámite.

Si ese hecho o esos hechos, esa ocurrencia o esas circunstancias que se anotan en el cuaderno de obra tienden a extenderse más allá del plazo del contrato, el contratista no tiene que esperar que terminen ni debe aguardar esos quince días. Si estima que debe formular su solicitud ésta tiene que presentarse a la entidad antes de que concluya el plazo contractual. Por si hubiere alguna duda, el tercer párrafo del mismo artículo 201º indica que “toda solicitud de ampliación de plazo debe efectuarse dentro del plazo vigente de ejecución de obra, fuera del cual no se admitirá (…).”

La disposición no se aplica, como se ha señalado en otras ocasiones, para otros contratos distintos a los de ejecución de obras en los que, de conformidad con el artículo 175º del Reglamento, se solicita la ampliación dentro de los siete días de aprobado el adicional o de concluido el hecho que genera el atraso o la paralización que la motivan. Tampoco prohíbe al contratista ejecutor de una obra a reclamar, en otras vías y sobre la base de otras consideraciones, el resarcimiento por los daños y perjuicios así como por los gastos en que hubiere incurrido como consecuencia de una ampliación de plazo no solicitada oportunamente.

A juzgar por lo dispuesto en el Reglamento, la anotación en el cuaderno de obra no es la solicitud de ampliación de plazo, ni equivale a ella. No basta, por lo tanto, con hacer la anotación dentro del plazo de ejecución. También debe presentarse dentro de ese plazo la solicitud a la entidad mediante comunicación escrita.