Certificaciones de matrices y sucursales

Mediante la Opinión 011-2018/DTN el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado absolvió la consulta formulada por el señor Luis Arrunátegui Agüero sobre la presentación de certificaciones obtenidas por la matriz por parte de las oficinas sucursales establecidas en el Perú. Específicamente se refiere a las normas OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) para Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional e ISO (International Organization for Standarization) para Calidad, Medio Ambiente, Riesgos y Seguridad y Responsabilidad Social y, en concreto, a la posibilidad de que no sea necesario que se indique expresamente en tales documentos “la sede, oficina, dirección o ubicación de la sucursal, debido a que ésta constituye un establecimiento secundario que guarda vínculo de identidad con la matriz.”

La Dirección Técnico Normativa destaca que en el diseño y desarrollo de los procesos de contratación pública se consideran criterios y prácticas que tienen por finalidad contribuir tanto a la protección medioambiental como social y al desarrollo humano de acuerdo al principio de sostenibilidad a que se refiere el inciso h) del artículo 2 de la Ley de Contrataciones del Estado 30225. En esa línea, el inciso b) del artículo 30.2 del Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 350-2015-EF, modificado por el Decreto Supremo 056-2017-EF, establece que para el caso de bienes, servicios, modalidad mixta y obras, puede establecerse como factor de evaluación las certificaciones vinculadas con tales prácticas, al punto que las bases estándar para la contratación de servicios en general y ejecución de obras incluyen criterios relativos a la sostenibilidad ambiental y social, haciendo referencia expresa al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y al Sistema de Gestión Ambiental.

En cumplimiento de ese mandato, la entidad evalúa que el postor cuente con certificados de la norma OHSAS 18001 para cuyo efecto una auditoría externa previamente ha evaluado la implementación de un sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) para eliminar o minimizar los riesgos del personal y de terceros expuestos a los peligros asociados a sus actividades. Del mismo modo verifica que el postor también cuente con un sistema de gestión ambiental certificado de conformidad con la norma ISO 14001 o norma técnico peruana equivalente, expedido igualmente a través de una auditoría externa.

A juzgar por lo dispuesto en el artículo 396 de la Ley General de Sociedades 26887, sucursal es “(…) todo establecimiento secundario a través del cual una sociedad desarrolla, en lugar distinto a su domicilio, determinadas actividades comprendidas dentro de su objeto social” para luego añadir que “la sucursal carece de personería jurídica independiente de su principal” y rematar precisando que “está dotada de representación legal permanente” y que “goza de autonomía de gestión en el ámbito de las actividades que la principal le asigna, conforme a los poderes que otorga a sus representantes.”

En palabras de Enrique Elías Laroza, citado en el documento, “el establecimiento de una sucursal no conlleva en modo alguno la creación de una persona jurídica diferente” sino “simplemente de la dispersión territorial de los establecimientos de una determinada sociedad, que mantiene su unidad jurídica como sujeto de derecho.”

Para el OSCE, la sucursal y la sociedad principal guardan una relación de identidad, constituyendo ambas una sola persona jurídica, independientemente del grado de autonomía que alcancen, según un criterio sostenido por a lo largo desde por lo menos ocho años atrás.

Mención especial merece el hecho de que las certificaciones que verifican el cumplimiento de las normas OHSAS 18001 e ISO 14001 tienen un carácter altamente especializado, razón por la que las realizan auditorías reconocidas internacionalmente que se trasladan hasta las sedes de las empresas que solicitan la acreditación respectiva. El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, por eso, destaca que “el hecho que la matriz cuente con dichas certificaciones no necesariamente implica que las sucursales también las tengan, a menos que en las certificaciones se consigne la dirección exacta de la sucursal, filial u oficina que fue auditada.”

¿Por qué consignar la dirección de la sucursal puede permitir que la certificación se extienda a favor de ésta y no consignarle le impediría hacer uso de ella? La respuesta no la da la DTN. Pero se infiere de su pronunciamiento. La verificación se hace en determinados establecimientos cuyas direcciones exactas se consignan en el documento que da cuenta de la diligencia realizada. Así, por ejemplo, con prescindencia de la definición de sucursal, no puede ser lo mismo que la sucursal de una empresa cuente con una certificación específica a su favor frente a la sucursal de otra empresa que sólo exhiba la certificación de su matriz que no hace ninguna referencia a ella. Está claro que la primera tiene la acreditación y la segunda no la tiene.

En este contexto, las bases juegan un rol fundamental. Cuando solicitan esta clase de certificaciones deben señalar que deben haberse extendido a nombre del postor, esto es, de quien participa en el proceso, sea la sociedad matriz o la sucursal. Si está extendida a nombre de la matriz y la que participa en el proceso es la sucursal pues la certificación debe comprender a la sede, filial u oficina que estará a cargo de la prestación, para cuyo efecto el pronunciamiento exige que se consigne en el documento la dirección exacta del respectivo establecimiento.

Por consiguiente, no porque la sucursal sea la misma matriz en otro lugar, para participar en un proceso puede acreditar las certificaciones que le son propias a su principal si es que en su texto no se indica que corresponden también a la oficina sucursal que interviene en la licitación o concurso. El documento debe “corresponder a la sede, filial u oficina a cargo de la prestación” al punto que “el certificado debe consignar la dirección exacta de la sede, filial u oficina que efectuará la prestación“. No sólo debe estar vigente y haberse emitido a nombre del postor que pretende la adjudicación sino cumplir con este requisito importante de la dirección exacta.

En palabras del OSCE, “las certificaciones obtenidas por la sociedad matriz, de conformidad con las normas OHSAS 18001 e ISO 14001, pueden ser empleadas por sus sucursales para efectos de la evaluación del factor referido al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y de Gestión Ambiental, respectivamente, en tanto la matriz y la sucursal constituyen la misma persona jurídica; no obstante ello, el puntaje solo será asignado cuando las certificaciones se encuentren vigentes, a nombre del postor y siempre que correspondan a la sede u oficina a cargo de la prestación.” Esta última precisión es fundamental.